Senegal: Coordinateur Achat et Approvisionnement - Projet ATLAS

Mission : Sous la supervision de la Directrice du projet et en collaboration étroite avec les avec les responsables des achats et approvisionnements des équipes (Côté d’Ivoire, Mali et Sénégal), vous aurez pour objectif d’assurer la mise en œuvre et efficiente des activités d’approvisionnement (gestion des commandes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans le respect des normes et procédures d’approvisionnement du bailleur du projet ATLAS (Unitaid). Il s’agira d’assurer la bonne mise en œuvre des activités du projet sous sa responsabilité directe et en lien avec les équipes projets.

Partie Achats et Logistique produits de santé

• Faire le suivi des pays dans l’identification des besoins de réapprovisionnement et les modalités associées.
• Appuyer le processus de quantification en proposant des outils de quantification standardisés.
• Veiller à assurer la cohérence de la quantification en fonction de l’évolution de chaque canal de distribution par partenaire et par pays
• Préparer les dossiers d’achat à soumettre pour validation interne selon le circuit établi et fondé sur les seuils de valeurs d’achat.
• Coordonner la préparation administrative des livraisons des produits avec les fournisseurs, les équipes pays et les partenaires.
• Appuyer l’obtention de tout document nécessaire aux demandes d’importation et d’exonération dans le pays de destination pour chaque expédition à l’international.
• Veiller à la bonne exécution des expéditions jusqu’aux missions en terme de délais, conditions de transport et présence de tous les documents nécessaires à l’acheminement et à l’entrée des items dans les pays (cargo manifest, BL, air waybill, packing lists, certificats de don, d’analyse, fiche de sécurité, accusé de réception, et tout autre document requis…)
• Après la livraison des commandes, assurer la clôture administrative des dossiers d’achats et préparer les demandes de paiement des factures fournisseurs.
• Assurer une communication fluide et efficace avec l’ensemble des parties prenantes concernées (internes et externes).
• Gérer la relation avec les fournisseurs et/ou agents d’approvisionnements.
• Assurer l’archivage et de la correspondance et/ou cohérence entre différentes documents d’approvisionnement.
• Mettre à jour le plan d’achat au fur et à mesure de la passation des commandes et de leur livraison effective.
• Maitriser les procédures du bailleur et en assurer la bonne application.
• Apporter des propositions pour améliorer et animer la chaîne d’approvisionnement.
• Assurer la gestion des outils de suivi des flux d’approvisionnement et garantir la cohérence des données d’approvisionnement traitées.
• Contribuer à la mise en œuvre et à l’utilisation efficiente des outils standards de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Participer au pilotage budgétaire des activités sous sa responsabilité.
• Coordonner et assurer le suivi des équipes projet sur les questions d’approvisionnement :

ü Faire le suivi de l’enregistrement et la régulation des autotests VIH dans les pays.

ü Faire le suivi de la mise en place du système d’assurance-qualité tout au long de la chaine d’approvisionnement pour les autotests VIH conformément aux politiques menées par les pays.

ü Faire le suivi des échanges concernant l’introduction de l’autotest VIH dans le secteur privé.

ü Suivre la mise en place d’un système d’assurance-qualité tout au long de la chaine d’approvisionnement pour les autotests VIH conformément aux politiques menées par les pays.

ü Suivre la mise en place de la collecte des données de consommations et de stocks pour les autotests VIH.

Partie Coordination & Reporting

• Participer aux différents cadres de coordination interne du projet.
• Etre l’interlocuteur principal du bailleur sur les questions d’approvisionnement.
• Veiller à recevoir dans les délais les documents de rapportage des pays/partenaires de mise en œuvre et en assurer une relecture critique/qualitative.
• Participer au reporting interne (notamment le SITREP mensuel pays / global), au reporting bailleur ainsi que tout autre dossier/document nécessaire à la bonne mise en œuvre du projet.

Cette description prend en compte les principales responsabilités, elle n'est pas limitative.

Formation

• Formation supérieure (Niveau Master 2 / Bac 4 ou 5)
• Domaines : Pharmacie / Achats ou Logistique de produits de santé (école de commerce ou d'ingénieurs avec spécialisation technique ou en logistique, gestion de production, Supply Chain, achats).

Expérience

• Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire (gestion des achats et de la chaine d’approvisionnement de produits de santé (médicaments, réactifs de Laboratoire, tests rapides, etc.).
• Expérience d’assistance technique auprès de partenaires nationaux acteurs de la santé.
• Expérience fortement souhaitée en Afrique subsaharienne et en ONG internationale.

Connaissances & compétences

• Maitrise des procédures d’achat, de transport et d’approvisionnement au niveau international.
• Compétences en renforcement de capacité et animation de travail en groupe.
• Connaissance des enjeux de politiques de santé publique / VIH dans la zone d’intervention.
• Méthodologie d’analyse des systèmes d’approvisionnement et de gestion des stocks.
• Français et anglais courants (oral et écrit) indispensables (reporting bailleur en anglais).
• Maitrise des outils informatiques, en particulier suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…).

Compétences comportementales & qualités requises

• Sens du résultat et de la performance individuelle et collective.
• Fortes capacités analytiques.
• Sens de l’organisation et forte rigueur.
• Capacité à travailler sous pression et respecter les délais.
• Capacité à travailler dans une équipe internationale.
• Capacité à se positionner en appui technique / lien fonctionnel (notamment avec les référents pays).
• Capacité d’autonomie, d’analyse et de sens critique.
• Capacité d’adaptation et de communication.

Conditions

• Contrat :CDD
• Statut : cadre autonome
• Lieu : Poste basé à Dakar (Sénégal), avec de fréquents déplacements dans la région (Mali, Côte d’Ivoire)
• Date de démarrage souhaitée: Octobre 2019
• Durée restante du projet : 2,5 ans
• Salaire et avantages: salaire selon grille Solthis et expérience + package expatrié (assurance santé, prévoyance et rapatriement, cotisation retraite, transport, prime logement, per diem)

Merci d’envoyer CV + lettre de motivation et références (3) en précisant en objet du mail « Coordinateur achats et approvisionnement ATLAS » à recrutement@solthis.org avant le 03/09/2019.

Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.